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文書管理システム

公文書管理システム「文書管理主任」は
〇文書の収受・起案~完結~移替・引継~保存、廃棄までのライフサイクルを管理します。
〇文書の所在検索ができます。
電子文書と紙文書の混在管理ができます。
ホルダ管理、簿冊管理のどちらにも対応します。
書面決裁、電子決裁のどちらにも対応します。
〇文書の廃棄記録を管理します。
〇書庫からの文書の貸し出し、書庫への返却管理が行えます。
〇自治体の職員と一緒に造ったシステムですので自治体の文書管理に最適です。

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「文書管理主任」は次の自治体様でご利用いただいております。
長野県諏訪市様 :ホルダ管理 1998年より
長野県中川村様 :簿冊管理  2009年より

概 要

<文書管理の現状>
 近年、行政事務は複雑化、多様化しております。
 このような中、文書の発生から廃棄に至る文書管理事務はますます困難になってきました。


<公文書等の管理に関する法律>
 2009年7月に「公文書等の管理に関する法律」が公布され、2011年4月に施行されました。
 この法律の第34条では地方公共団体に対して努力義務として規定されており今後法律の趣旨に則った対応が必要となるものと思われます。
 この法律では文書の管理について公文書の作成から廃棄に至る文書のライフサイクルの管理、公文書の保存方法や公開・利用方法等が定められていますが、これを全て手作業で行うことは難しく文書管理システム等のツールが必要となってくると思われます。


<文書管理システム導入の検討>
 文書管理システムの導入にあたっては次の2点について考慮が必要と思われます。
   (1)地方公共団体での文書はどの団体様においても紙文書が大きな割合を占めていること。
     文書管理システムは紙文書の管理を行うことを前提に設計されていなければ、導入後に
     運用を定着させることが難しくなります。
     更に今後は電子文書も次第に増えてくることから電子文書も同時に扱えることが必要
     となります。
   (2)現在の経済状況の中、内部システムである文書管理に予算を付けることは難しく、できるだけ
     安価であることが必要となります。

文章管理主任の特徴

(1)「行政文書の管理方針に関するガイドライン」に準じた
  システムです。

(2)「文書管理主任は」地方公共団体の職員の方と知恵を出し
  合って作成したもので、紙文書の管理を前提に設計されている
  とともに、電子文書の利用管理が可能となっています。

(3)システム導入時のファイル基準作成、職員研修等をお手伝い
  致します。

(4)書庫に保管されている過年度文書のデータベース化をお手伝
 い致します。
 過年度文書をデータ化し「文書管理主任」のデータベースに
 登録することにより次の効果が期待できます。
  ・書庫を整理することで保管スペースの効率的な利用が可能
   となります。
  ・文書の散逸、誤廃棄、機密漏洩などの危険性が無くなりま
   す。
  ・文書の所在検索が容易になり、情報公開請求への対応に
   威力を発揮します。
  ・公文書管理の改革目標に向けた効果が見込まれます。


※画像をクリックすると拡大表示できます。

セキュリティー情報の設定により細やかな管理が可能

data03.jpgログイン操作により使用者を特定し、ログインユーザ毎に文書に対する操作権限(参照・更新、複写、削除等)、操作できる文書の範囲(部課係の範囲)、非公開文書を扱う権限、文書検索時の権限、電子文書に対する権限等を設定することでセキュリティを確保しています。